Bloquer les réservations de chambres avec Exchange Online – Office 365
Configurer les politiques pour l’assistant de réservation de ressources Exchange Online
Avec de nombreux bureaux fermés et des employés travaillant à distance, les réunions en ligne via Outlook deviennent la norme. Il est donc pertinent de réfléchir à la manière d’empêcher la réservation dans les salles de réunion classiques, afin d’orienter les utilisateurs vers d’autres solutions, même lorsque le retour au bureau s’organise.
Différentes façons de bloquer les réservations de salles
Il existe plusieurs stratégies pour limiter la programmation de réunions dans les salles :
– **Supprimer la boîte aux lettres de la salle** : Cette option fonctionne, mais n’est pas idéale. Vous souhaiterez conserver ces salles pour l’avenir, donc les recréer serait fastidieux.
– **Cacher les boîtes aux lettres dans les listes d’adresses** : C’est une approche efficace, car elle empêche les utilisateurs de voir les salles lors de la création d’événements. Toutefois, il faut garder à l’esprit que si quelqu’un connaît l’adresse email de la salle, il peut quand même l’utiliser pour réserver.
– **Utiliser des réservations factices** : Programmer des réunions dans toutes les salles pour bloquer les horaires. Cela marche, mais peut s’avérer laborieux, surtout avec un grand nombre de salles et des retours au travail incertains.
Employer l’assistant de réservation de ressources
Cacher les salles des listes d’adresses est un bon début, mais il est également crucial d’utiliser l’assistant de réservation de ressources d’Exchange Online. Cet assistant gère les demandes de réunion selon les politiques définies pour les salles. Il travaille en coulisses pour examiner les demandes envoyées aux boîtes aux lettres de salle. Si les règles le permettent et qu’un créneau est ouvert, il accepte la réservation.
Avec la commande Set-CalendarProcessing, nous pouvons ajuster les paramètres des politiques. Cela permet de créer une règle interdisant d’accepter les demandes de réunion, même si un créneau est disponible.
Par exemple, pour bloquer les réservations de la salle « Room 101 » :
Set-CalendarProcessing -Identity "Salle 101" -AllBookInPolicy $False -AllRequestInPolicy $False
Set-Mailbox -Identity "Salle 101" -MailTip "Les salles sont actuellement indisponibles"
Ce MailTip permet d’informer directement les utilisateurs si une salle est bloquée. S’ils tentent tout de même de la réserver, l’assistant répondra avec un refus poli.
Exceptions à la politique de réservation
Si vous souhaitez donner l’autorisation à certains utilisateurs de réserver même si la salle est globalement bloquée, intégrez leurs adresses dans le paramètre BookInPolicy. Les demandes des personnes listées seront alors acceptées automatiquement l’assistant de réservation. Pour simplifier la gestion, préférez une liste de distribution plutôt que des adresses individuelles.
Set-CalendarProcessing -Identity "Room 101" -BookInPolicy "Équipe de direction supérieure"
Une autre option est de restreindre la durée maximale d’une réunion à une très courte période, exemple une minute :
Set-CalendarProcessing -Id "SF Room 101" -MaximumDurationInMinutes 1
Comme la plupart des utilisateurs cherchent à réserver pour 30 ou 60 minutes, cela limitera leur capacité à le faire. Toutefois, ils recevront un message leur indiquant que leur demande a été refusée, ce qui pourrait inciter certains à réserver des réunions d’une minute, pensant qu’ils pourront rester plus longtemps dans la salle.
Renverser le processus
Quand la situation revient à la normale et que vous voulez rendre les salles de nouveau accessibles, il suffit d’inverser le processus avec cette commande :
Set-CalendarProcessing -Identity "Room 101" -AllBookInPolicy $True -AllRequestInPolicy $True -MailTip $Null
C’est un détail important dans la gestion d’un locataire Office 365, car chaque petit paramètre peut faire une différence significative. Pour approfondir vos connaissances, n’hésitez pas à consulter notre livre électronique dédié à Office 365 pour les professionnels de l’informatique. Nous avons beaucoup de ressources à partager !